İhracat Taleplerim İngilizce, Almanca, Arapça Geliyor. Hepsine Hızlı Dönmek İçin Ne Yapabilirim?
Kısa cevap: Gelen talebi geldiği dile ve ülkeye göre otomatik olarak ayırıp doğru kişiye yönlendirmek mümkün. Almanca gelen bir talep saniyeler içinde Almanca bir ilk yanıt alır, sonra doğru satış kişisinin önüne düşer. Üç ayrı e-posta adresini elle ayıklamaya, "bu kime gidecek" diye düşünmeye gerek kalmaz. Bayilerinizin sipariş ve talepleri de aynı panelde toplanabilir. Kurmak için yazılımcı olmanıza gerek yok, bunu biz sizin için kuruyoruz.
Bu yazıda şu soruların cevabını bulacaksınız: Farklı dillerde gelen talepler nasıl tek bir düzene girer? Bir talep yanlış kişiye düşmeden, geldiği anda doğru elde nasıl olur? Müşteri ilk yanıtı kendi dilinde nasıl alır? Ve bayi ağınızın dağınık siparişlerini tek bir yerde toplamak mümkün mü?
Üç ayrı e-posta adresine düşen talepleri elle ayıklamak normal mi?
Çok satıcılı, ihracat yapan makine firmalarında sık gördüğümüz bir tablo var. Sitede info, satis, export diye üç ayrı e-posta adresi. Gelen her mesaj birine düşüyor, sonra birisi oturup "bu hangi ülkeden, kim ilgilenmeli, satışa mı servise mi gidecek" diye tek tek ayıklıyor.
Bunu yapıyor olmanız gayet doğal. Çünkü talep gerçekten farklı yerlerden, farklı dillerde, farklı konularda geliyor. Bir Alman bayi yedek parça soruyor, bir Mısırlı alıcı fiyat istiyor, bir Türk müşteri servis talebi açıyor. Hepsi tek kutuya düşünce ayıklamak şart oluyor.
Ama bu ayıklama işi bir kişinin gününden saatler çalıyor. Üstelik insan elinden geçtiği için bazen gecikiyor, bazen yanlış kişiye yönleniyor, bazen de yoğunlukta gözden kaçıyor. İşin aslı, bu ayıklama işinin büyük kısmını sistemin kendisi yapabilir.
Almanca gelen bir talep neden Almanca yanıt almalı?
Düşünün, bir Alman alıcı sitenizden Almanca bir teklif talebi gönderdi. Karşılığında iki gün sonra Türkçe ya da bozuk bir İngilizce yanıt aldı. O alıcı için bu, "burası ihracata hazır değil" sinyali. Oysa rakibiniz ona aynı gün, kendi dilinde, düzgün bir ilk yanıt vermiş olabilir.
İhracatta ilk yanıtın hızı ve dili çok şey anlatır. Müşteri henüz fiyatı görmeden, sizin ne kadar ciddi ve hazır bir firma olduğunuza dair fikir ediniyor. Kendi dilinde, anında gelen bir yanıt güven verir.
Otomatik sistem bunu şöyle çözer. Gelen talebin hangi dilde yazıldığını algılar. Almancaysa Almanca, Arapçaysa Arapça, İngilizceyse İngilizce bir ilk yanıtı saniyeler içinde gönderir. Bu ilk yanıt "talebinizi aldık, ilgili ekibimiz en kısa sürede dönecek" gibi sıcak ve doğru dilde bir karşılama olur. Müşteri ortada bırakılmaz. Asıl detaylı teklif sonra, doğru satış kişisinden gider.
Bir talep doğru kişiye nasıl, kendiliğinden düşer?
İlk yanıt verildikten sonra asıl mesele talebin doğru ele gitmesi. Burada sistem geldiği dile ve ülkeye bakarak yönlendirme yapar.
Diyelim Avrupa pazarından sorumlu bir satış kişiniz var, bir de Orta Doğu pazarından sorumlu başka biri. Almanca ya da Fransızca gelen talepler birinciye, Arapça gelenler ikinciye otomatik düşer. Servis talebi geldiyse satışa değil servis ekibine yönlenir. Yani o üç ayrı e-posta adresine düşüp elle ayıklanan iş, talep daha gelir gelmez doğru yere akar.
Bunun pratik faydası şu. Sabah masaya oturan satış kişisi, karışık bir kutu yerine zaten kendine ait, dili ve konusu belli talepleri görür. Hiçbir talep "kimin işi bu" diye ortada kalmaz. Yoğun günlerde bile bir talebin gözden kaçma ihtimali düşer.
İşte dağınık yönetimle toplanmış yönetim arasındaki fark:
| Konu | Dağınık talep yönetimi | Tek panelde toplanmış |
|---|---|---|
| Gelen talep | Üç ayrı e-posta adresine dağılır | Tek yerde toplanır, otomatik etiketlenir |
| Dil | Elle bakılır, çeviriyle uğraşılır | Otomatik algılanır, o dilde yanıt verilir |
| Yönlendirme | Biri oturup "bu kime gidecek" der | Ülke ve konuya göre doğru kişiye düşer |
| İlk yanıt | Saatler, bazen günler sonra | Saniyeler içinde, müşterinin dilinde |
| Gözden kaçan talep | Yoğunlukta olur | Her talep kaydedilir, takipte kalır |
Bayilerimin dağınık siparişlerini de tek yerde toplayabilir miyim?
Bayi ağı olan firmalarda ikinci bir dağınıklık daha var. Bayiler sipariş ve taleplerini kimi e-postayla, kimi telefonla, kimi Excel dosyasıyla iletiyor. Hepsi farklı kanaldan gelince, hangi bayi ne istemiş, hangi sipariş nerede kalmış, takibi zorlaşıyor.
Bu da tek bir panelde toplanabilir. Bayiler siparişlerini ve taleplerini buraya girer. Siz tek ekrandan hangi bayinin ne istediğini, siparişin hangi aşamada olduğunu görürsünüz. Bayi de "siparişim ne durumda" diye sizi aramak yerine kendi durumunu panelden takip eder.
Yani hem dış müşteriden gelen talep, hem bayi tarafından gelen sipariş, dağınık kanallardan çıkıp tek bir düzene girer. Kim ne istemiş, ne durumda, hepsi görünür olur. Gerisi bizde.
Sık Sorulan Sorular
Sistem hangi dilleri tanıyor? Sitenizde ve taleplerinizde hangi diller geçiyorsa onları kapsayacak şekilde kuruyoruz. İngilizce, Almanca, Arapça, Fransızca, Rusça gibi ihracat taleplerinde sık gördüğümüz diller dahil. Sizin pazarınıza göre ayarlanır.
İlk yanıtı yapay zeka veriyorsa müşteri robotla mı konuşmuş oluyor? İlk yanıt sıcak bir karşılama ve "talebinizi aldık" bilgisidir, müşteriyi ortada bırakmamak içindir. Asıl teklif ve görüşmeyi yine sizin satış kişiniz yapar. Yani robot sizin yerinize satış yapmıyor, sadece ilk anı doğru dilde kapatıyor.
Mevcut e-posta ve sistemlerimi değiştirmem gerekir mi? Hayır. Kurduğumuz düzen zaten kullandığınız e-posta adreslerine ve araçlara bağlanır. Üç ayrı adresiniz kalabilir, sistem arka planda onları toplar ve düzenler. Yeni bir program öğrenmenize gerek kalmaz.
Bayi paneli ve talep yönetimini ayrı ayrı mı kurmak gerekir? İkisi tek bir yapının parçası olabilir. Önce sizi en çok yoran taraftan, çoğu firmada bu çok dilli talep yönlendirmesi oluyor, oradan başlarız. İşe yaradığını gördükçe bayi tarafını ekleriz.
Özetle
İhracat yapan, çok dilli sitesi ve bayi ağı olan makine firmalarında talep yönetimi kolayca dağınıklaşır. Üç ayrı e-posta, farklı dillerde gelen mesajlar, elle ayıklama, bayilerden gelen karışık siparişler. Bunların hepsi tek bir düzene girebilir. Gelen talep geldiği dilde anında yanıt alır, ülkeye ve konuya göre doğru kişiye düşer, hiçbir talep gözden kaçmaz. Bayi siparişleri de aynı panelde toplanır.
İhracat taleplerinizi şu an nasıl yönettiğinizi bir düşünün. Eğer ayıklamak, çevirmek, "bu kime gidecek" demek günlük bir uğraşsa, bunu otomatikleştirmek mümkün. Konuşmak isterseniz, ücretsiz bir tanışma görüşmesi ayarlayabiliriz.
Yazar: Ömer Tonga, EvoyseAI kurucusu. Yapay zeka otomasyonu ile işletmelerin tekrar eden işlerini otomatikleştiriyoruz.